Handreiking opdrachtgeverschap: Inleiding en praktijk voor toezichthouders

Woningcorporaties zijn in belangrijke mate afhankelijk van externe partijen bij het uitvoeren van hun taken.
Een gemiddelde woningcorporatie werkt met tientallen verschillende opdrachtnemers. Die worden bijvoorbeeld ingeschakeld voor onderhoud, nieuwbouw en beheer, maar ook voor ICT-taken, accountancy, juridisch advies en andere vormen van dienstverlening die direct of indirect van invloed zijn op de huurder, oftewel: de klant. Daarmee zijn opdrachtnemers van grote invloed op de kwaliteit van de producten en dienstverlening van de corporatie.
Het verschijnsel waarbij een organisatie een externe partij inhuurt voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden wordt opdrachtgeverschap genoemd. Hoe dit opdrachtgeverschap door corporaties is ingericht bepaalt dus niet alleen waar de corporatie een vaak significant deel van haar middelen aan uitgeeft, maar ook waarom. Daarbij zijn efficiency, effectiviteit, en risicobeheersing belangrijk.
De wijze waarop een corporatie invulling geeft aan opdrachtgeverschap is onlosmakelijk verbonden met haar risicoprofiel. Dit boekje houdt echter geen pleidooi voor een risicomijdende opstelling van bestuurders en commissarissen. Integendeel. Het probeert beide partijen kaders aan te reiken om gezamenlijk na te denken over hun risicobereidheid en -beheersing en wat het inschakelen van externe partijen in dat kader voor gevolgen heeft of kan hebben.
Zeker in de bouwgerelateerde activiteiten van een corporatie – nieuwbouw of verbouw en beheer en onderhoud – gaan grote sommen geld om. Zij vormen een aanzienlijk deel van het huishoudboekje van een corporatie. In deze publicatie kijken we naar de wijze waarop toezichthouders en commissarissen ten aanzien van het opdrachtgeverschap in de bouw de vinger aan de pols kunnen houden bij beslissingen over en ontwikkelingen in het domein van de marktbenadering bij dit type activiteiten.
De praktijk laat zien dat er bij veel corporaties nog weinig aandacht is voor fundamentele vragen als: met welke externe partijen werken wij? Waarom en hoe hebben wij voor die partijen gekozen? Wat is daarbij het beslissingsmodel geweest en waarom vinden wij dat bepaalde partijen optimaal bijdragen aan doelstellingen van de corporatie, zoals betaalbaarheid of huurderstevredenheid?
Voor commissarissen is een belangrijke vraag of zij er gerust op kunnen zijn dat het thema opdrachtgeverschap binnen de corporatie de professionele en structurele aandacht krijgt die het verdient. Het doel van dit boekje is met name om commissarissen bij woningcorporaties de inzichten en instrumenten te geven om met bestuurder(s) de dialoog aan te gaan over opdrachtgeverschap.
Hoofdstuk één geeft een theoretisch kader over opdrachtgeverschap, waarbij onder meer het zogenaamde Maturitymodel wordt behandeld en enkele trends benoemd. Het volgende hoofdstuk slaat de brug tussen governance en opdrachtgeverschap, onder meer aan de hand van de Woningwet en de Governancecode woningcorporaties. Het laatste hoofdstuk geeft een praktische handleiding om de dialoog tussen bestuurder en commissaris over opdrachtgeverschap zo effectief en efficiënt mogelijk in te vullen.