Psychologische aspecten van kantoorinnovatie

Als argument tégen kantoorinnovatie wordt vaak aangevoerd, dat het opgeven van de eigen werkplek indruist tegen universele menselijke behoeften, zoals de behoefte aan privacy, territoriumdrift en status. De vraag rijst, in hoeverre deze nadelen door de gebruikers inderdaad als bezwaarlijk worden ervaren en hoe zwaar deze aspecten en andere psychologische mechanismen meewegen in het totaaloordeel. Aan de hand van literatuurstudie en evaluaties van het gebruik en de beleving van innovatieve projecten wordt in dit rapport verkend hoe en in welke mate psychologische aspecten bijdragen aan het succes en risico’s van flexwerkplekken.
De studie laat zien dat de overgang van een cellenkantoor met vaste werkplekken naar een combikantoor met wisselwerkplekken inderdaad conflicteert met een aantal menselijke behoeften. Het delen van werkplekken staat op gespannen voet met de behoefte aan een eigen territorium. Iedereen dezelfde werkplek geeft minder mogelijkheden tot expressie van status. Clean desk maakt personalisatie lastig tot onmogelijk. Een open opstelling van werkplekken, zonder wanden of met veel glas, gaat gepaard met een gemis aan privacy. Daar staan echter ook voordelen tegenover. Een meer transparante omgeving vergemakkelijkt de communicatie. Wisselwerken biedt kansen om nieuwe collega's te leren kennen en nieuwe kennis en ervaring op te doen. Het verlies aan status door het wegvallen van een onderscheid in grote, luxe werkplekken versus eenvoudige standaard werkplekken wordt verzacht door hoogwaardige faciliteiten en een aantrekkelijk vormgegeven en comfortabel ingerichte werkomgeving. Frisse kleuren, moderne materialen, fraai meubilair en sfeervol ingerichte ontmoetingsplekken dragen bij aan plezierig werken.
Per saldo is de tevredenheid bij de overgang van een bestaand kantoor naar een flexibel kantoor in veel projecten toegenomen. In veel projecten wil de meerderheid niet terug naar de oude situatie. Veel gebruikers hebben er ook begrip voor dat de organisatie op zoek gaat naar mogelijkheden om werkplekken en andere faciliteiten efficiënter te gebruiken. Er zijn echter ook projecten waar een forse minderheid en in enkele gevallen de meerderheid dermate negatief oordeelt over het concept, dat men liever zou terugkeren naar de oude situatie. Vaak heeft dat te maken met een onhandige verhouding tussen het aantal medewerkers en het aantal flexplekken, slecht functionerende ICT, onvoldoende invloed op het implementatieproces, of het feit dat het management voor zichzelf wél een vaste werkplek claimt. Juist in dát soort situaties gaan de psychologische nadelen van wisselwerken in het totaal oordeel zwaar zwegen.